Regulamin Świadczenia Usług Eventowych

1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Administrator / Organizator: ForumAndGuild Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi.
• Klient: Podmiot gospodarczy lub osoba fizyczna zamawiająca realizację Eventu.
• Event: Wydarzenie o charakterze rozrywkowym, szkoleniowym lub integracyjnym realizowane według wybranego Formatu Autorskiego.
• Rezerwacja Wstępna: Czasowe zablokowanie terminu w kalendarzu Organizatora, nieposiadające mocy wiążącej umowy.
• Potwierdzenie Zamówienia: Dokument lub wiadomość e-mail stanowiąca podstawę do wystawienia faktury zaliczkowej.

2. Zawarcie Umowy i Rezerwacje

2.1. Informacje zamieszczone w Serwisie nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego, lecz zaproszenie do zawarcia umowy.

2.2. Proces zamówienia Eventu obejmuje:

1. Złożenie zapytania ofertowego przez formularz lub e-mail.
2. Przygotowanie przez Organizatora dedykowanego kosztorysu i agendy.
3. Akceptację kosztorysu przez Klienta oraz wpłatę zaliczki w wysokości 30% wartości brutto.

2.3. Umowę uważa się za zawartą w momencie zaksięgowania zaliczki na koncie Organizatora, chyba że strony postanowią inaczej w odrębnej Umowie Ramowej.

3. Warunki Płatności

3.1. Wszystkie ceny podane w ofertach są cenami netto, do których należy doliczyć podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami (obecnie 23%).

3.2. Rozliczenie Eventu następuje w dwóch etapach:

• Zaliczka: 30% płatne w terminie 7 dni od akceptacji oferty.
• Płatność Końcowa: 70% płatne w terminie 14 dni po zakończeniu realizacji Eventu na podstawie faktury VAT.

3.3. Brak wpłaty zaliczki w terminie uprawnia Organizatora do zwolnienia zarezerwowanego terminu bez powiadomienia Klienta.

4. Prawa Autorskie i Własność Intelektualna

4.1. Wszystkie formaty eventowe (scenariusze, nazwy, oprawa wizualna) prezentowane w Serwisie stanowią własność intelektualną ForumAndGuild.

4.2. Klient nie ma prawa do kopiowania, powielania ani organizowania eventów o tożsamym charakterze z wykorzystaniem materiałów Organizatora bez pisemnej zgody.

4.3. Organizator zastrzega sobie prawo do dokumentacji fotograficznej i filmowej Eventu w celach marketingowych, chyba że Klient wyraźnie zgłosi sprzeciw w formie pisemnej (tzw. Klauzula NDA).

5. Odwołanie i Zmiana Terminu

5.1. Klient ma prawo do odstąpienia od Umowy, jednak wiąże się to z poniesieniem kosztów operacyjnych:

• Rezygnacja powyżej 30 dni przed Eventem – zwrot 50% wpłaconej zaliczki.
• Rezygnacja w terminie 14-30 dni przed Eventem – zaliczka nie podlega zwrotowi.
• Rezygnacja poniżej 14 dni przed Eventem – Klient zobowiązany jest do pokrycia 80% całkowitej wartości zamówienia.

5.2. W przypadku wystąpienia Siły Wyższej (np. lockdown, klęski żywiołowe), strony zobowiązują się do ustalenia nowego terminu realizacji w ciągu 6 miesięcy bez dodatkowych opłat.

6. Odpowiedzialność i Ubezpieczenie

6.1. Organizator oświadcza, że posiada aktualną polisę OC w zakresie prowadzonej działalności eventowej na kwotę od 1 000 do 10 000 zł.

6.2. Klient ponosi odpowiedzialność za szkody w mieniu Organizatora (np. uszkodzenie stołów kasynowych, sprzętu audio-video) spowodowane przez uczestników Eventu, przekraczające normalne zużycie techniczne.

6.3. W przypadku formatów kulinarnych (Master Chef Battle), Klient jest zobowiązany poinformować Organizatora o alergiach pokarmowych uczestników minimum 7 dni przed wydarzeniem.

7. Wymagania Techniczne

7.1. Klient zobowiązuje się zapewnić dostęp do lokalizacji Eventu na minimum 4 godziny przed planowanym rozpoczęciem w celu montażu scenografii.

7.2. Specyfikacja przyłączy prądowych oraz minimalna powierzchnia sali są dostarczane Klientowi w arkuszu "Technical Rider" wraz z Potwierdzeniem Zamówienia.

8. Postanowienia Końcowe

8.1. Ewentualne spory wynikające z realizacji Umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie w drodze negocjacji.

8.2. W przypadku braku porozumienia, spory rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora (Sąd w Łodzi).

8.3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.